Utilice el formato condicional para resaltar los mensajes importantes de Outlook

Outlook te permite crear y personalizar vistas de carpeta de muchas maneras, como agregar y eliminar columnas o agrupar y ordenar mensajes. También puede aplicar reglas para hacer que Outlook muestre mensajes de diferentes formas según sus propiedades (como el remitente, la línea de asunto o la marca de tiempo). Se llama formato condicional. Echemos un vistazo a cómo funciona.

Empezando

Para comenzar a configurar el formato condicional, diríjase a Ver> Ver configuración.

También puede acceder a la Configuración de vista avanzada haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de la carpeta y seleccionando el comando "Ver configuración".

La ventana Configuración de vista avanzada le permite personalizar la vista de carpeta. Haga clic en el botón "Formato condicional".

Esto te lleva a la ventana de Formato condicional que usarás para configurar diferentes reglas sobre cómo se formatean los mensajes.

Los elementos que se muestran en la lista "Reglas para esta vista" son las reglas predeterminadas que vienen con una vista de carpeta no personalizada. Por ejemplo, puede ver que los "Mensajes no leídos" se muestran en negrita, fuente de la interfaz de usuario de Segoe azul con un tamaño de 11 puntos.

Cómo funcionan las reglas

Las "reglas" son las condiciones que debe cumplir un mensaje para que Outlook aplique el formato. En las reglas predeterminadas, por ejemplo, la regla de "Mensajes no leídos" se activa cuando un mensaje se marca como no leído. Cuando esa regla está activada, Outlook usa la fuente de la interfaz de usuario de Segoe de 11 puntos en negrita, azul para mostrarla.

Outlook aplica las reglas en orden desde la parte superior de la lista. Las reglas más arriba en la lista tienen prioridad sobre las reglas más abajo. ¿Cómo funciona esto en la práctica? Digamos que tiene dos reglas, una en la parte superior de la lista que cambia la fuente a verde, y una más abajo en la lista que cambia la fuente a rojo. Si un mensaje cumple con las condiciones de ambas reglas, la fuente cambiará a verde porque esa regla está más arriba en la lista; la regla que establece la fuente en rojo se ignora.

Con las reglas predeterminadas, solo puede cambiar la fuente. No puede eliminar las reglas predeterminadas, mover el pedido o cambiar las condiciones de la regla. Sin embargo, puede desactivar las reglas predeterminadas si las desmarca en la lista "Reglas para esta vista".

Cómo agregar una nueva regla

En la ventana de Formato condicional, haga clic en el botón "Agregar". Se agregará una nueva regla llamada "Sin título" a la lista. Dale un nombre a tu regla y luego haz clic en el botón "Condición".

La ventana de Filtro le permite decidir la condición o condiciones que debe cumplir el correo para ser formateado.

Aquí solo usaremos un ejemplo simple para que busque los mensajes que fueron enviados por "Rob Woodgate" y que contengan la palabra "Outlook" en el campo Asunto.

Para hacer esto, primero haga clic en el botón "Desde", que abre la libreta de direcciones, y seleccione un contacto.

Luego agregamos "Outlook" en el campo "Buscar la (s) palabra (s)", asegurándonos de que la opción "Solo campo de asunto" esté seleccionada en la lista desplegable "En". Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.

De vuelta en el formato condicional, haga clic en el botón "Fuente".

Vamos a hacer que los mensajes que coincidan con el filtro que configuramos se muestren en color morado y en negrita. Configure el suyo como desee, haga clic en el botón "Aceptar", haga clic en "Aceptar" nuevamente para cerrar la ventana de Formato condicional y luego una vez más para cerrar la ventana Configuración de vista avanzada.

Las reglas se aplican de inmediato. A continuación puede ver que los mensajes que cumplen con nuestras condiciones ahora están en negrita y morados.

Este es solo un ejemplo simple: puede agregar muchas condiciones, incluso las más complejas. De vuelta en esa ventana de Filtro, puede cambiar a la pestaña "Más opciones" para ver un montón de condiciones adicionales que puede elegir.

Aquí puede elegir emparejar un mensaje si:

  • Se le ha asignado una categoría particular
  • Es leído o no leído
  • Tiene adjuntos o no adjuntos.
  • Está marcado como alta, normal o de baja prioridad.
  • Ha sido marcado por usted, por otra persona, por nadie, o marcado como completo
  • El texto que estás buscando debe coincidir con el caso
  • Es un tamaño particular, mayor o menor que un tamaño particular, o entre dos tamaños

Pase a la pestaña "Avanzado" y podrá crear condiciones complejas.

La pestaña Avanzado le permite seleccionar cualquier campo desde cualquier lugar en Outlook y seleccionar una condición que desea que coincida. Esto podría ser bastante simple, como hacer coincidir el remitente con una dirección exacta, pero tiene muchas opciones para elegir. Digamos que desea que su regla coincida con los correos electrónicos que recibió. Haga clic en el botón "Campo", señale "Campos de fecha / hora" y luego haga clic en la opción "Recibido".

Haga clic en el menú desplegable "Condición" para elegir su condición.

Las opciones son mucho mayores de lo que podrías esperar:

  • En cualquier momento
  • Ayer
  • Hoy
  • mañana
  • En los últimos 7 días
  • En los próximos 7 días
  • La semana pasada
  • Esta semana
  • La próxima semana
  • El mes pasado
  • Este mes
  • Próximo mes
  • En
  • Sobre o después
  • En o antes
  • Entre
  • Existe
  • No existe

Y los otros campos que puede elegir ofrecen cantidades similares de opciones.

Seleccione su condición, agregue un valor y haga clic en el botón "Agregar a la lista".

Puede agregar tantas condiciones a la lista como desee. Para darle una idea de cuántos campos hay, aquí puede ver solo el menú "Todos los campos de correo".

El menú "Todos los campos de contacto" tiene más de cuatro columnas de opciones, por lo que no podríamos incluirlo en una captura de pantalla. Por lo tanto, no vamos a revisar cada uno de los campos y condiciones, pero ahora ya sabe dónde están y cómo usarlos.

Puede configurar varias condiciones en una regla para que las cosas sean tan específicas como desee. Desea que Outlook muestre los mensajes en una fuente roja de 16 puntos si son de un contacto determinado, recibidos en los últimos siete días, contienen una palabra específica en el tema, y incluir un archivo adjunto? No es un problema.

Cómo eliminar una regla

Si ha creado una regla y ya no la quiere, es fácil de eliminar. En la ventana Formato condicional, seleccione la regla que desea eliminar y haga clic en el botón "Eliminar". Recuerde que solo puede eliminar las reglas que haya creado, no las reglas predeterminadas integradas de Outlook.

Puede agregar tantas condiciones como desee y tener tantas reglas como desee. Y como le mostramos antes, una vez que haya configurado las reglas de formato condicional de la manera que desea, puede Copia la vista a otra carpeta., o a todas las carpetas si lo desea.

Deja un comentario

Menú de cierre