Cómo FindTime de Microsoft Outlook simplifica la programación

Incluso en un entorno de trabajo empresarial siempre activo y siempre móvil, las reuniones prevalecen. Ya sea que se reúna en un solo lugar físico, en un espacio virtual o en un híbrido de los dos extremos que existen en algún punto intermedio, las reuniones a menudo actúan como el crisol principal para una colaboración efectiva, lluvia de ideas y productividad general en la empresa.

Sin embargo, los servicios en la nube y los espacios de colaboración virtual no pueden cambiar el hecho inexorable de que organizar reuniones puede ser una pesadilla logística. Los empleados que están siempre en movimiento pueden ser difíciles de precisar en un momento determinado, incluso si la ubicación está en algún lugar de la realidad virtual.

Los sistemas de calendario como el que se encuentra en Microsoft Outlook pueden ayudar a los empleados a encontrar períodos de tiempo abiertos donde los miembros del equipo están técnicamente disponibles para realizar una reunión, pero esa información no siempre cuenta toda la historia. A veces, los asistentes que busquen horarios de reunión favorables necesitarán emplear una herramienta de programación más especializada como FindTime.

VER: Informe de investigación del presupuesto de TI 2019: el gasto de TI aumenta debido a las condiciones comerciales, la seguridad y las oportunidades de ingresos (Tech Pro Research)

FindTime es un complemento gratuito para Microsoft Outlook que ayuda a los empleados a establecer un consenso sobre el mejor momento para celebrar una reunión. La herramienta sondea a los posibles participantes en la reunión para determinar sus preferencias y clasifica la oportunidad de reunión más favorable disponible. Una vez que se forma un consenso, FindTime crea la reunión y envía las invitaciones de forma automática, ahorrando tiempo y molestias a todos los interesados.

Este tutorial de cómo hacerlo le muestra cómo ubicar FindTime en la tienda de Microsoft Office, y luego cómo instalarlo y usarlo para crear horarios de reunión favorables.

FindTime

FindTime está disponible de forma gratuita en la tienda de Microsoft Office, desde donde puede acceder de varias formas, incluso a través de su navegador web favorito. Sin embargo, para este ejemplo, asumiremos que usted es un suscriptor de Microsoft Office 365 y se acercará a la Tienda desde ese ángulo.

Abra e inicie sesión en Office 365, y luego abra la barra de navegación de aplicaciones que muestra todas las aplicaciones disponibles. Desplácese hacia abajo en la lista hasta encontrar la entrada de Office Store (Figura A) y haz clic en él.

Figura A

afindtimeoutlookaddon.png

Figura A

Escriba FindTime en el cuadro de búsqueda y haga clic en el resultado para navegar a la página de la aplicación correcta, como se muestra en Figura B. Haga clic en el Consiguelo ahora para iniciar el proceso de descarga e instalación.

Figura B

bfindtimeoutlookaddon.png "data-original =" https://netwindows.org/wp-content/uploads/2018/09/1536766402_869_Cómo-FindTime-de-Microsoft-Outlook-simplifica-la-programación.png

Figura B

Debería ver una pantalla de confirmación similar a Figura C a medida que avanzas en el proceso de instalación. Suponiendo que ha iniciado sesión correctamente en Office 365 y tiene permiso para instalar complementos, el proceso debería ser sencillo utilizando la configuración predeterminada.

Figura C

cfindtimeoutlookaddon.png "data-original =" https://netwindows.org/wp-content/uploads/2018/09/1536766402_812_Cómo-FindTime-de-Microsoft-Outlook-simplifica-la-programación.png

Figura C

Una vez instalado, la próxima vez que vaya a crear una reunión en Outlook, habrá un nuevo elemento en la cinta de opciones para FindTime (Figura D) Debes vincular la aplicación a tu cuenta la primera vez que la ejecutas, pero luego el acceso a la aplicación será automático.

Figura D

dfindtimeoutlookaddon.png "data-original =" https://netwindows.org/wp-content/uploads/2018/09/1536766402_143_Cómo-FindTime-de-Microsoft-Outlook-simplifica-la-programación.png

Figura D

A medida que agrega asistentes potenciales a su reunión propuesta y selecciona las fechas y horas sugeridas, FindTime creará una encuesta (Figura E) preguntando los tiempos de reunión preferidos de cada uno de los participantes. Una vez que se completa la encuesta, la aplicación determina el momento más oportuno en función de los resultados y programará oficialmente la reunión.

Figura E

efindtimeoutlookaddon.png "data-original =" https://netwindows.org/wp-content/uploads/2018/09/1536766403_204_Cómo-FindTime-de-Microsoft-Outlook-simplifica-la-programación.png

Figura E

VER: Gráfico de comparación: herramientas de colaboración empresarial (Tech Pro Research)

FindTime es una práctica herramienta gratuita para crear horarios de reunión que son más aceptables para la mayoría de los asistentes. Por supuesto, puede haber conflictos irresolubles que ninguna aplicación puede superar, pero una aplicación como FindTime ciertamente ayuda a ahorrar tiempo y frustración al eliminar la necesidad de correos electrónicos o textos que argumenten cuándo programar una reunión.

Lea también:

Tus pensamientos:

¿Cuánto problema tuvo para programar su última reunión? Comparta sus pensamientos y opiniones con sus compañeros en TechRepublic en el hilo de discusión a continuación.

istock-meeting.jpg "data-original =" https://tr2.cbsistatic.com/hub/i/r/2018/09/05/815680d6-06ae-453b-85a6-a37e1a3b3493/resize/770x/9138c6a39c45b87e36d28adea067ca8d/istock -meeting.jpg

Imagen: imtmphoto, Getty Images / iStockphoto

Deja un comentario

Menú de cierre