Cómo crear y personalizar una vista de carpeta en Outlook

Si trabajas en una oficina, entonces es probable que pases mucho tiempo lidiando con el correo electrónico, muy probablemente en Microsoft Outlook. Vale la pena tomarse un poco de tiempo para que Outlook muestre la información que necesita. Para correo electrónico, la mejor manera de hacerlo es con vistas de carpeta. Así es como funcionan.

¿Qué es una vista de carpeta?

Cada lugar donde guarda su correo electrónico en Outlook, ya sea la bandeja de entrada, los elementos enviados, el archivo, los elementos eliminados o cualquier otro lugar, es una carpeta. Cada una de esas carpetas tiene el mismo aspecto de manera predeterminada, con columnas que contienen metadatos sobre el correo electrónico, como el remitente, el asunto, la fecha y la hora recibidas, y así sucesivamente. Outlook agrupa los correos electrónicos por fecha (con lo último en la parte superior), los estilos de los mensajes no leídos en texto azul en negrita y muestra los mensajes que ha leído en una fuente negra normal.

Este es el vista de carpeta predeterminada.

Pero puede cambiar esa vista si lo desea. Podría crear una vista diferente para cada carpeta, o podría crear una vista de carpeta que le guste y aplicarla a cada carpeta. Outlook incluso tiene algunas vistas integradas alternativas con las que puede comenzar.

Cómo cambiar a otra vista incorporada

Para empezar, cambiemos a una de las otras vistas integradas haciendo clic en Ver> Cambiar vista.

La vista compacta es la vista predeterminada que utiliza cada carpeta, pero puede cambiar a cualquiera de las otras dos:

  • Soltero: Esto elimina la agrupación Por fecha y muestra todos sus mensajes en una lista simple.
  • Avance: Esto (de manera un tanto intuitiva) elimina el panel Vista previa.

Cómo personalizar la vista existente

Puede personalizar la vista de carpeta actual haciendo clic en Ver> Configuración de vista.

Esto abre la ventana Configuración de vista avanzada, donde puede cambiar todo tipo de cosas sobre la vista.

Cambiaremos las columnas mostradas y la configuración de clasificación como un ejemplo. Haga clic en "Columnas" para abrir la ventana Mostrar columnas.

Seleccione "Mencionar" en la columna de la derecha, haga clic en el botón "Eliminar" y luego haga clic en "Aceptar".

De vuelta en la ventana Configuración de vista avanzada, haga clic en el botón "Ordenar" para abrir la ventana Ordenar.

En el menú desplegable "Ordenar elementos por", elija "De" y luego haga clic en "Aceptar".

Ahora haga clic en "Aceptar" en la configuración de vista avanzada. La vista de carpeta ahora ha cambiado para que la columna "Mencionar" esté oculta y la persona que envió el correo haya ordenado la carpeta.

Estos son solo dos ejemplos rápidos de lo que puede hacer. Puede agregar o eliminar muchas columnas diferentes, agrupar y ordenar mensajes de diferentes maneras e incluso cambiar las fuentes y los estilos utilizados para mostrar los mensajes. Juega con las diversas opciones para encontrar lo que funciona mejor para ti.

Aplicar una vista a otras carpetas

Una vez que haya personalizado su vista, puede aplicar la misma vista a cualquier otra carpeta sin tener que personalizar cada una. Haga clic en Ver> Ver configuración nuevamente y esta vez, haga clic en el comando "Aplicar vista actual a otras carpetas".

Seleccione las carpetas a las que desea aplicar la vista y luego haga clic en "Aceptar".

Puede seleccionar tantas carpetas (o subcarpetas) como desee.

Guardar una vista de carpetas personalizada

También puede mantener su vista personalizada como plantilla para que pueda aplicarla a otras carpetas en el futuro. Haga clic en Ver> Ver configuración nuevamente y seleccione el comando "Guardar vista actual como una nueva vista".

Esto abre la ventana Copiar vista, donde puede darle un nombre a su vista y elegir quién puede ver la vista. Haga clic en "Aceptar" cuando haya configurado todo.

Si vuelve a hacer clic en Ver> Ver configuración, Outlook muestra su nueva vista como una opción disponible. Haga clic en "Administrar vistas" para ver todas las vistas a las que tiene acceso.

La ventana Administrar todas las vistas le permite agregar, editar y eliminar vistas, así como también ver las configuraciones aplicadas a cada vista.

Crear una vista desde cero

Si desea crear una vista nueva, haga clic en el botón "Nuevo" en la ventana Administrar toda la vista. Esto abre la ventana Crear una nueva vista.

Seleccione el tipo de vista base con la que desea comenzar y haga clic en el botón "Aceptar". Se abre la ventana Configuración de vista avanzada y puede personalizar su vista de la manera que desee. Cuando haya terminado, haga clic en "Aceptar" hasta que regrese a la ventana Administrar todas las vistas y luego haga clic en "Aplicar vista" para aplicar la vista a la carpeta actual.

Una vez que haya creado una nueva vista, puede aplicarla a cualquier otra carpeta, personalizarla aún más o utilizarla como base para otra vista nueva.

Eliminar personalizaciones de una vista

Si ha realizado algunas personalizaciones en su vista existente, puede volver fácilmente a la vista existente. Esta es una buena manera de probar cosas sin tener que preocuparse de deshacerlas si los cambios no funcionan para usted. Haga clic en Ver> Restablecer vista para eliminar cualquier personalización no guardada de la carpeta actual.

Con estas herramientas de View a la mano, puede hacer que sus carpetas funcionen exactamente como lo desea, y comenzar a domesticar esa lista de desbordamiento de mensajes.

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