Cómo crear reglas de servidor en Outlook

Las reglas del lado del servidor se ejecutan en el servidor en lugar de en el cliente de Outlook, por lo que le permiten aplicar reglas antes de que los mensajes lleguen a su sistema. Así es como funcionan y lo que puedes hacer con ellos.

¿Qué son las reglas del lado del servidor?

Cuando configura reglas normales en Outlook, solo funcionan cuando la aplicación Outlook está abierta en su sistema. Estos se llaman reglas del lado del cliente porque trabajan en la aplicación cliente de Outlook. Son excelentes para cosas como filtrar el correo electrónico en diferentes carpetas porque las reglas se activan cuando abres Outlook o cuando algún mensaje llega a tu bandeja de entrada.

Pero, ¿qué sucede si desea que las reglas se activen cuando Outlook está cerrado, como reenviar mensajes a un colega mientras está de vacaciones? Para eso, necesitas reglas del lado del servidor, que funciona en el servidor que maneja su correo sin importar si tiene Outlook abierto en su ordenador. Outlook también le permite crearlos, así que avancemos en el proceso.

Advertencia: Las reglas del lado del servidor funcionan si está utilizando Microsoft Exchange para su servidor de correo electrónico (O365 basado en la nube o un servidor de Exchange local), pero no si está utilizando Outlook para procesar el correo de un proveedor como Gmail o Yahoo !. Aún puede configurar una respuesta y reglas de fuera de la oficina para una cuenta que no sea de Microsoft, pero tendrá que dejar Outlook en funcionamiento. Si eso es lo que necesitas, tenemos instrucciones para ti.

Cómo configurar reglas del lado del servidor

Para crear reglas normales (del lado del cliente) en el Administrador de reglas, vaya a Inicio> Reglas, pero no las estamos usando. En su lugar, vaya a Archivo> Opciones y haga clic en el botón "Respuestas automáticas".

Para comenzar a elaborar una regla del lado del servidor, haga clic en el botón "Reglas".

Esto abre el panel Reglas de respuesta automática y, como puede ver, no hay mucho que pueda hacer, excepto hacer clic en el botón "Agregar regla".

La ventana Editar regla que se abre es donde puede configurar su nueva regla del lado del servidor.

Verá que las opciones para estas reglas son mucho más simples que en el Administrador de reglas. Esto se debe a que está limitado a acciones que puede realizar el servidor. Si desea que Outlook reproduzca un sonido específico cuando llega un correo de su jefe, solo puede hacerlo con una regla del lado del cliente.

Digamos que uno de los miembros del equipo está fuera, y quieren que cualquier correo sobre How-To-Geek se mueva a una carpeta específica y se reenvíe a una persona específica. Primero, seleccionarían la opción "Enviado directamente a mí". A continuación, ingresarán "Cómo hacer geek" en la línea de asunto. Luego seleccionaron la opción "Copiar a" y eligieron una carpeta. Y, finalmente, verifican la opción "Reenviar", seleccionan el destinatario de la libreta de direcciones y luego hacen clic en "Aceptar".

La regla se agrega a la lista de reglas del lado del servidor y luego se ejecutará independientemente de si Outlook está abierto.

Puedes agregar tantas reglas como quieras. Y, obviamente, puedes hacer más con ellos que con el simple ejemplo que mostramos aquí. Puede usarlos para cambiar la importancia de los mensajes de contactos específicos o que contengan ciertas palabras en el tema. O puede hacer que una regla del lado del servidor elimine ciertos tipos de mensajes antes de que lleguen a su bandeja de entrada.

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