Cómo compartir tu calendario de Outlook

Compartir tu calendario de Outlook es fácil, pero cómo lo hagas, es importante si no quieres que las personas con las que lo compartes con dificultades tengan acceso a él. Echemos un vistazo a cómo compartir un calendario de Outlook, ya sea que el destinatario esté en la misma organización que tú o no.

Ya sea que comparta su calendario de Outlook con alguien dentro de su organización (es decir, personas con el mismo dominio de correo electrónico que usted) fuera de su organización, el proceso para compartir es similar. Sin embargo, la forma en que el destinatario accede a su calendario compartido es un poco diferente, especialmente si la persona externa a su organización no está utilizando Outlook. Sin embargo, aún es bastante simple, y veremos cómo funciona para que puedas señalar a las personas aquí si tienen dificultades para acceder a tu calendario compartido.

Compartiendo tu calendario con un colega

Si desea compartir un calendario con alguien que trabaja para la misma organización, el proceso es bastante simple. Abra el calendario en Outlook y luego haga clic en Inicio> Compartir calendario> Calendario.

Si está utilizando Outlook para más de una cuenta, asegúrese de seleccionar el calendario para la cuenta que desea compartir.

La ventana "Propiedades del calendario" se abrirá en la pestaña "Permisos", que le mostrará quién tiene acceso actualmente a su calendario. De forma predeterminada, Outlook está configurado para que cualquier persona de su organización pueda ver cuándo está ocupado, pero nada más. Es posible que su personal de TI haya cambiado esto de varias maneras diferentes, por lo que nos centraremos en compartir su calendario con una persona de su organización.

Para compartir su calendario con alguien, haga clic en el botón "Agregar".

Esto abrirá su libreta de direcciones y, de forma predeterminada, mostrará a las personas en su organización. Agregue la persona con la que desea compartir su calendario y luego haga clic en "Aceptar".

La persona que ha elegido aparece en la ventana Permisos. De forma predeterminada, tendrán un nivel de permiso de "Puede ver todos los detalles", que puede cambiar si lo desea.

Cuando hayas terminado, haz clic en "Aceptar" para compartir tu calendario.

Para ver un calendario que alguien ha compartido con usted, haga clic en Inicio> Agregar calendario> Abrir calendario compartido.

En la ventana que se abre, ingrese el nombre de la persona que ha compartido un calendario con usted y luego haga clic en Aceptar.

Ahora aparecerá el calendario para que lo veas en la lista "Calendarios compartidos" en el lado izquierdo.

Compartiendo su calendario con alguien externo

Si desea compartir un calendario con alguien que trabaja fuera de su organización, el proceso es muy similar. Abra el calendario en Outlook y luego haga clic en Inicio> Compartir calendario> Calendario.

Si está utilizando Outlook para más de una cuenta, asegúrese de seleccionar el calendario para la cuenta que desea compartir.

La ventana "Propiedades del calendario" se abrirá en la pestaña "Permisos", que le mostrará quién tiene acceso actualmente a su calendario.

Para compartir su calendario con alguien, haga clic en el botón "Agregar".

Esto abrirá su libreta de direcciones. En la lista desplegable "Libreta de direcciones", haga clic en "Contactos".

Esto mostrará todos los contactos externos en su libreta de direcciones. Si desea compartir su calendario con una persona externa y no se muestran aquí, primero deberá agregarlos como contacto.

Agregue la persona con la que desea compartir su calendario y luego haga clic en "Aceptar".

La persona que ha elegido se agregará a la ventana Permisos. De forma predeterminada, tendrán un nivel de permiso de "Puede ver todos los detalles", que puede cambiar si lo desea. A diferencia de compartir con personas de su organización, no puede otorgar derechos a personas externas "Puede editar" o "Delegar".

Cuando hayas terminado, haz clic en "Aceptar" para compartir tu calendario.

La forma en que el destinatario acepta su invitación para ver un calendario es donde el proceso difiere un poco de compartir con alguien dentro de su organización.

La persona con la que has compartido tu calendario recibe un correo electrónico.

Si hacen clic en "Aceptar y ver el calendario", serán llevados a Outlook.com para iniciar sesión en una cuenta de Microsoft, donde el calendario compartido estará disponible.

Ese proceso es bastante sencillo, pero no es de mucha ayuda si su destinatario utiliza un producto que no es de Microsoft. Le mostraremos cómo agregar el calendario compartido a un calendario de Google, ya que es la aplicación de calendario más popular, pero puede agregar un calendario compartido a casi cualquier aplicación de calendario decente que quiera mencionar.

En la parte inferior del correo electrónico hay un enlace de "esta URL".

Haga clic con el botón derecho en esta URL y haga clic en "Copiar ubicación de enlace" (o el comando equivalente según el programa que esté usando para ver el correo).

Abra su calendario de Google, haga clic en los tres puntos al lado de "Agregar calendario" y luego seleccione "Desde URL".

Pegue la URL que copió del correo electrónico y luego haga clic en "Agregar calendario".

El calendario aparecerá en la lista "Otros calendarios" en el lado izquierdo.

Sin embargo, este no es un formato muy amigable, especialmente si hay más de un calendario compartido para mostrar. Puede cambiar su nombre al pasar el cursor sobre el nombre, hacer clic en los tres puntos que aparecen al final y luego hacer clic en "Configuración".

Cambie el campo Nombre para que sea lo que quiera que sea y luego haga clic en la flecha hacia atrás junto a "Configuración".

Ahora tienes un nombre de calendario mucho más amigable.

La URL que copió del correo electrónico es una URL del calendario compartido en formato iCalendar (.ics), que a pesar de la similitud de nombres no tiene nada que ver con Apple. En cambio, es Un formato abierto para información del calendario. Eso ha existido por más de 20 años. Todas las aplicaciones de calendario que probablemente vayas a usar aceptarán un calendario en formato .ics, por lo que, si bien hemos pasado por el proceso de agregarlo a un calendario de Google, el enlace debería funcionar en el calendario de Apple, Yahoo! Calendar, Lightning for Thunderbird, o cualquier otra aplicación de calendario que uses.

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